Wdrożenie GlobalStaff w firmie Phenix
GlobalStaff to innowacyjne oprogramowanie do zarządzania personelem przy projektach międzynarodowych, które integruje wszystkie kluczowe funkcje – od monitorowania uprawnień i kwalifikacji, przez planowanie zakwaterowania, po automatyczne powiadomienia o wygasających uprawnieniach. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i dostępowi opartemu na rolach, każdy dział widzi tylko te informacje, które są mu potrzebne, co usprawnia komunikację i redukuje czas administracyjny. Postaw na GlobalStaff i zwiększ efektywność realizacji projektów – niezależnie od liczby krajów, w których działasz!
Klient
Phenix to europejska firma budowlana, specjalizująca się w budowie centrów danych oraz inwestycjach nieruchomościowych, zatrudniająca ponad 100 pracowników w kilku krajach jednocześnie. Firma zmagała się z logistyką skomplikowanych projektów międzynarodowych – od weryfikacji kwalifikacji pracowników, przez rezerwacje zakwaterowania, po zarządzanie flotą w różnych lokalizacjach. Dotychczasowe metody – oparte na ręcznym planowaniu – były czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów.
Wyzwanie
Wraz ze wzrostem firmy i liczbą projektów rozsianych po różnych lokalizacjach Europy, zarządzanie danymi pracowników, przydziałem zakwaterowania i weryfikacją kwalifikacji stawało się coraz bardziej czasochłonne. Każda jednostka organizacyjna wymagała bieżącego monitorowania umów, uprawnień i urlopów, co generowało wiele problemów organizacyjnych.
Dlaczego GlobalStaff?
Nasz zespół zaproponował wdrożenie GlobalStaff – elastycznego narzędzia low-code opartego na Microsoft Power Platform. Dzięki temu rozwiązaniu firma Phenix mogła:
- Zarządzać pracownikami w różnych krajach z uwzględnieniem ich kompetencji, kwalifikacji i wymogów prawnych.
- Organizować zakwaterowanie i flotę pojazdów z poziomu jednego, przejrzystego panelu– bez potrzeby korzystania z arkuszy Excel czy maili.
- Usprawnić komunikację między działami,które od tej pory otrzymują aktualne dane w czasie rzeczywistym.
Przebieg wdrożenia
- Analiza i warsztaty: wspólnie z liderami Phenix zmapowaliśmy procesy rekrutacji i delegowania pracowników oraz zidentyfikowaliśmy kluczowe obszary do automatyzacji.
- Dostosowanie aplikacji: na bazie Power Platform stworzyliśmy dedykowane moduły do zarządzania kwalifikacjami, urlopami i zasobami (m.in. mieszkaniami i flotą).
- Integracja z systemami: dzięki API i konektorom Power Platform aplikacja GlobalStaff została zintegrowana z wewnętrznymi bazami danych Phenix, co usprawniło przepływ informacji.
- Szkolenie zespołu: zorganizowaliśmy warsztaty online oraz przygotowaliśmy materiały e-learningowe, by zespół szybko opanował obsługę platformy.
Rezultaty
- Skrócenie czasu administracyjnego o 40% – rezygnacja z ręcznych zestawień i arkuszy odciążyła dział HR i menedżerów.
- Większa przejrzystość – wszystkie dane o pracownikach, wymaganych uprawnieniach i dostępnych zasobach (zakwaterowanie, pojazdy) dostępne są w jednym miejscu.
- Sprawniejsze reagowanie na zmiany – w razie nowych projektów lub konieczności relokacji pracowników, dział koordynujący ma pełny, aktualny wgląd w sytuację.
- Zadowolenie zespołu – intuicyjny interfejs i automatyczne przypomnienia zmniejszyły obciążenie pracowników, pozwalając im skupić się na kluczowych zadaniach.
Kluczowe korzyści
- Sprawna koordynacja zespołów – szybsze tworzenie zespołów projektowych i przypisywanie zadań.
- Oszczędność czasu i kosztów – mniej czasu na ręczne wprowadzanie danych i obsługę wniosków urlopowych.
- Przejrzyste zarządzanie zakwaterowaniem – łatwe przypisywanie pracowników do mieszkań, kontrola statusów i płatności.
- Zarządzanie urlopami – dedykowany moduł z automatycznymi powiadomieniami mailowymi o zmianach statusu wniosku.
- Zwiększenie efektywności projektów – bieżący podgląd danych kadrowych i dat ważności certyfikatów zapobiega opóźnieniom.
- Centralizacja zarządzania – wszystkie dane o pracownikach, projektach i zasobach w jednym miejscu.
- Oszczędność czasu – eliminacja ręcznych zestawień i szukania danych dzięki intuicyjnej platformie.
- Skuteczne planowanie zasobów – łatwe zarządzanie zakwaterowaniem, flotą i harmonogramami w wielu lokalizacjach.
- Szybka reakcja na zmiany – aplikacja aktualizuje dane w czasie rzeczywistym.
- Minimalizacja błędów – automatyzacja procesów ogranicza ryzyko pomyłek.
- Większa produktywność – pracownicy nie tracą czasu na papierologię i mogą skupić się na zadaniach strategicznych.
- Elastyczność i skalowalność – rozwiązanie łatwo dostosować do rosnących potrzeb firmy i nowych wymagań rynkowych.
Podsumowanie
Dzięki GlobalStaff firma Phenix zoptymalizowała kluczowe procesy administracyjne i usprawniła komunikację między działami. Czas potrzebny na przetwarzanie danych został skrócony o ok. 40%, a nadzór nad zasobami ludzkimi w różnych lokalizacjach – znacznie uproszczony. Moduł automatycznych powiadomień o wygasających umowach i certyfikatach wyeliminował przestoje spowodowane nieaktualnymi dokumentami, co bezpośrednio przełożyło się na większą rentowność projektów. To przykład na to, jak nowoczesne rozwiązania low-code mogą usprawniać działanie firm.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach GlobalStaff oraz innych rozwiązaniach Power Platform – skontaktuj się z zespołem Make It Better!