Aplikacja Payments Flow – świadome zarządzanie opóźnionymi płatnościami
Payments Flow to innowacyjne narzędzie oparte na Microsoft Power Platform, które automatycznie wykrywa i monitoruje opóźnione płatności. Dzięki integracji z AI Builder rozwiązanie samodzielnie odczytuje dane z faktur i natychmiast informuje o przekroczonych terminach płatności. W efekcie zespół finansowy reaguje szybciej, a Ty zyskujesz pełną kontrolę nad przepływem gotówki – bez przestojów i nieporozumień z kontrahentami. Postaw na świadome zarządzanie płatnościami i skup się na rozwoju biznesu!
Kontekst
Perseusz, firma świadcząca usługi budowlano-instalacyjne w Europie, regularnie fakturowała podwykonawców pracujących przy wspólnych projektach. Niestety, wraz z rozwojem działalności nasiliły się problemy z opóźnieniami w płatnościach – brak ustrukturyzowanych mechanizmów przypominających o zaległościach powodował zatory płatnicze i osłabiał płynność finansową firmy.
Wyzwania
- Czasochłonne przetwarzanie faktur – każda faktura wymagała ręcznego wprowadzenia do systemu księgowego.
- Brak szybkiej informacji o przekroczonych terminach – bez automatycznych powiadomień trudno było reagować na bieżąco.
- Rozproszone dane – faktury trafiały do skrzynek e-mail różnych działów, co utrudniało spójność procesu.
- Potencjalne błędy ludzkie – duża liczba dokumentów zwiększała ryzyko pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.
Rozwiązanie
Zespół Make It Better zaproponował wdrożenie aplikacji opartej na Microsoft Power Platform (Power Automate, SharePoint, OneDrive i AI Builder). Projekt obejmował:
Automatyczne rozpoznawanie faktur w skrzynce e-mail.
- Power Automate wykrywa wiadomości zawierające faktury i zapisuje załączniki na OneDrive, eliminując konieczność ręcznego archiwizowania.
Wykorzystanie AI Builder do odczytu danych z faktur
- Moduł sztucznej inteligencji automatycznie pobiera informacje takie jak numer faktury, data wystawienia, kwota i dane kontrahenta.
- Na tej podstawie tworzony jest wstępny wpis dokumentu bez potrzeby ręcznego przepisywania.
SharePoint jako centralna baza danych
- Wszystkie informacje z faktur trafiają do list w SharePoint, skąd można je monitorować, raportować i udostępniać w formie zestawień i dashboardów.
Powiadomienia o nieopłaconych fakturach
- Aplikacja generuje alerty (np. mailowe, w Teams) dotyczące zbliżających się lub przekroczonych terminów płatności, co umożliwia natychmiastowe działania windykacyjne.
Skalowalne rozwiązanie dla firm różnej wielkości
- Dzięki niskiemu progowi wejścia (low-code) i elastyczności Power Platform z rozwiązania mogą korzystać zarówno mniejsze, jak i większe firmy.
Rezultaty
- Oszczędność czasu – proces rejestracji i sprawdzania faktur skrócono nawet o 70% dzięki automatycznemu rozpoznawaniu i wprowadzaniu danych.
- Lepsza terminowość płatności – automatyczne przypomnienia zmniejszyły liczbę zaległych faktur, poprawiając przepływ gotówki.
- Większa przejrzystość danych – jedno miejsce (SharePoint) do przeglądania, analizowania i raportowania faktur uprościło pracę działu finansów.
- Mniejsze ryzyko błędów – eliminacja ręcznego przepisywania danych ograniczyła liczbę błędów dokumentacyjnych.
- Łatwa skalowalność – rozwiązanie można łatwo rozszerzać o dodatkowe funkcje i integracje, co daje firmie gotowość na dalszy rozwój.
Co zapewnia rozwiązanie?
- Centralną kontrolę nad przepływem gotówki dzięki dashboardowi pokazującemu status należności w czasie rzeczywistym.
- Szybkie identyfikowanie zaległych faktur i automatyczne wysyłanie powiadomień do zespołu finansowego oraz kontrahentów.
- Integrację z systemami księgowymi (np. SharePoint, ERP, bazy danych), co ogranicza potrzebę ręcznego przekazywania danych.
Przebieg wdrożenia
- Analiza potrzeb – wspólnie z działem finansowym firmy Perseus zidentyfikowaliśmy etapy procesu płatności, w których występowały największe opóźnienia, i określiliśmy cele automatyzacji.
- Konfiguracja aplikacji – za pomocą Power Automate i AI Builder utworzono przepływy rozpoznające faktury (m.in. kwoty, daty wystawienia, numery kontrahentów) i przenoszące dane do SharePoint.
- Powiadomienia i raporty – wdrożono moduł generujący automatyczne przypomnienia (e-mail lub Teams) o fakturach zbliżających się do terminu płatności lub przeterminowanych. Utworzono też raporty Power BI dające kadrze zarządzającej bieżący wgląd w sytuację finansową.
- Szkolenie zespołu – przeprowadzono warsztaty i przygotowano materiały instruktażowe, by pracownicy mogli efektywnie korzystać z nowej platformy.
Podsumowanie
Dzięki aplikacji Payments Flow firma skutecznie uporządkowała proces rozliczeń i wyeliminowała przestoje spowodowane przeterminowanymi fakturami. Wdrożenie znacząco usprawniło działania windykacyjne i zapewniło stabilniejszy przepływ gotówki, co przełożyło się na lepszą pozycję konkurencyjną firmy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach Payments Flow i automatyzacji procesów finansowych w oparciu o Microsoft Power Platform – skontaktuj się z zespołem Make It Better!
