VLBouveservices zmagało się z ręcznym wprowadzaniem danych z faktur oraz czasochłonnym procesem ich weryfikacji. Ręczna weryfikacja dokumentów, wprowadzanie danych do systemu księgowego oraz dystrybucja faktur do odpowiednich działów pochłaniały cenny czas pracowników, który mógł być przeznaczony na bardziej strategiczne zadania. Co więcej, żmudna obsługa faktur przyczyniała się do błędów i opóźnień w płatnościach.
Dlaczego warto zautomatyzować proces przetwarzania faktur?
W odpowiedzi na te wyzwania firma Make It Better zaproponowała wdrożenie Automatycznego Przetwarzania Faktur, opartego na Microsoft Power Platform. Rozwiązanie to pozwoliło VLBouveservices:
- Szybko wykrywać faktury przesyłane e-mailem i zapisywać je w centralnym repozytorium (OneDrive lub SharePoint),
- Automatycznie odczytywać kluczowe dane (numer faktury, kwotę, dane dostawcy) za pomocą modułu AI Builder,
- Generować powiadomienia o brakujących dokumentach oraz zbliżających się terminach płatności.
Wyzwania
- Brak automatyzacji – faktury trafiały do różnych skrzynek mailowych, co utrudniało ich sprawne przekazywanie do dalszej obsługi.
- Ryzyko błędów – ręczne przepisywanie danych zwiększało prawdopodobieństwo pomyłek.
- Czasochłonność – działy księgowości i administracji były przeciążone powtarzalnymi zadaniami.
- Ograniczona skalowalność – rosnąca liczba dokumentów budziła wątpliwości co do wydolności dotychczasowych procesów.
Rozwiązanie
Make It Better wdrożyło system Automatycznego Przetwarzania Faktur oparty na Microsoft Power Platform. Składał się on z następujących elementów:
- Power Automate – wykrywa e-maile zawierające faktury i przekierowuje załączniki (dokumenty) do centralnego repozytorium – OneDrive.
- AI Builder – automatycznie odczytuje dane z faktur (np. daty, numery, kwoty, dane dostawcy), eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.
- SharePoint – służy jako platforma do zarządzania przetworzonymi danymi, zapewniając działom księgowości i administracji szybki dostęp do dokumentów i aktualnych zestawień.
- Elastyczność i skalowalność – rozwiązanie można dostosować zarówno do dużych, jak i mniejszych firm.
Proces wdrożenia
- Analiza procesów – wspólnie z liderami działów księgowości i administracji w VLBouveservices zidentyfikowaliśmy największe wąskie gardła i źródła kosztów.
- Konfiguracja przepływów w Power Automate – przygotowaliśmy dedykowane sekwencje do automatycznej klasyfikacji faktur już na poziomie skrzynki mailowej.
- Wykorzystanie AI Buildera – moduł sztucznej inteligencji wyodrębnia kluczowe dane z faktur, które następnie trafiają do SharePoint, eliminując ręczne wprowadzanie.
- Szkolenie i integracja – dostarczyliśmy materiały e-learningowe oraz przeprowadziliśmy warsztaty dla zespołu VLBouveservices, aby pracownicy mogli skutecznie korzystać z nowego narzędzia i rozumieli korzyści płynące z automatyzacji.
Rezultaty i korzyści
- Skrócenie czasu przetwarzania faktur: rozpoznanie i klasyfikacja dokumentów odbywa się praktycznie bez udziału człowieka, co przyspiesza ich wprowadzanie do systemu.
- Mniej błędów: dzięki automatycznemu odczytowi danych ryzyko błędów związanych z ręcznym wpisywaniem znacząco spadło.
- Lepsza organizacja dokumentów: SharePoint pełni funkcję centralnego repozytorium, gdzie pracownicy szybko znajdą potrzebne informacje.
- Większa przejrzystość i raportowanie: zintegrowane raporty Power BI umożliwiają monitorowanie statusów płatności i szybsze reagowanie na ewentualne opóźnienia.
- Większe zadowolenie zespołu: pracownicy działów księgowości i administracji mogą skupić się na zadaniach wymagających większego zaangażowania, zamiast monotonnej pracy papierkowej.
Kluczowe efekty
- Znacząca oszczędność czasu: proces rejestracji i wprowadzania danych z faktur skrócono aż o 60–70%.
- Mniej błędów: automatyczny odczyt danych zminimalizował ryzyko ludzkich pomyłek.
- Lepszy przepływ pracy: zespoły mogły skupić się na zadaniach strategicznych, zamiast utknąć w rutynowych obowiązkach.
- Skalowalność: rozwiązanie rośnie razem z firmą – przy zwiększonej liczbie dokumentów wystarczy skonfigurować kolejne przepływy, bez konieczności przebudowy całego procesu.
Podsumowanie
Wdrożenie Automatycznego Przetwarzania Faktur w VLBouveservices pokazało, jak ogromny potencjał kryje się w automatyzacji procesów finansowych. Korzyści wynikające z szybszego przetwarzania dokumentów i redukcji błędów przełożyły się na wyższą efektywność operacyjną i sprawniejszy rozwój firmy. Zespół Make It Better z przyjemnością pomoże również w Twojej firmie – skontaktuj się z nami, by odkryć wszystkie możliwości, jakie daje Microsoft Power Platform.
